Resmi Kurumlara, Derneklere, Odalara, Şirketlere yönelik Gelen Evrak Giden Evrak bilgilerini tutabilecekleri bir programdır.
Evrak Kayıt Programının kullanım alanları;
- Tüm Resmi Kurumların belgeleri için,
- Küçük, orta, büyük ölçekli diğer tüm işletmeler.
- Avukatlar ve hukuk büroları, müvekkillerinin belgeleri için,
- Serbest muhasebeciler ve mali müşavirler, vergi mükelleflerinin belgeleri için,
- Eğitim kurumları ve dershaneler, öğrenci bilgileri ve öğrencilere ait belgeler için,
- Vakıflar ve dernekler, üye bilgileri ve üyelere ait belgeler için,
- Doktorlar, diş hekimleri, sağlık merkezleri; hasta bilgileri ve belgeleri için,
- ADSL Abonelik Merkezleri, müşterilerin sözleşmeleri ve kimlik fotokopileri için,
- Uluslararası lojistik şirketleri; ordino, konşimento, booking, navlun teklifi ve benzeri belgelerin arşivlenmesi için,
- Gümrük müşavirleri, müşteri dosyaları için,
- Araç kiralama şirketleri, müşterilerin kimlik fotokopileri için,
- Fatura Ödeme Merkezleri, ödeme dekontları için,
Evrak Kayıt Programının genel özellikleri
Şifreli Giriş ve Yetkilendirme
Evrak takip programının yetkisi olmayan kişiler tarafından kullanımını önlemek amacıyla şifreli personel yetkilendirme yapısı konulmuştur. Bu yetkilendirme özelliği sayesinde sistem sorumlusu tarafından, yetkilendirme sistemi ile verilerinizi yetkisiz kişilerden koruyabilirsiniz.
Çok Kullanıcılı Mimari
Ek kullanıcı lisansı ile 1’den fazla ve birbirinden bağımsız kullanıcılar tarafından bilgisayarda aynı anda kullanılabilir. Belgeleri dijital ortamda saklamanın yanında yerel ağda yetkili olan diğer kullanıcılar ile paylaşımını da sağlar.
Tarama ve Belge Yükleme
Evraklar, bilgisayara bağlı bir tarayıcı aygıttan taranabileceği gibi önceden taranmış dosyalardan da yüklenebilir.
E-Posta Yoluyla Bildirim
Sisteme kaydedilen belgeler, evrak ile ilişkilendirilen kişilere e-posta yoluyla bildirilebilir. Seçime bağlı olarak belgenin orijinali de mesaja eklenebilir.
Vadeli Evrak Uyarısı
Vadeli evrakların vadesi dolmadan önce ekranda uyarı mesajı veya belirtilen kişilere e-posta yoluyla uyarı yapılması sağlanır. Seçime bağlı olarak belgenin orijinali de mesaja eklenebilir..
Dosya Biçimleriyle Uyumluluk
Bilinen tüm görsel dosya biçimleri ile uyumludur. PDF, TIFF, JPG, TIFF, GIF, PNG, BMP, PCX, WMF, EMF, TGA, WBMP, JP2, DCX, DCM, PSD, RAW, ICO, JIF, FAX, G3F, G3N biçimindeki dosyalardan belge yüklenebilir.
Çok Sayfalı TIFF Dosyaları
Çok sayfalı (multipage) TIFF dosyaları sisteme yüklenebilir ve istendiğinde sayfa bazında ayrı ayrı veya tek TIFF dosyası olarak bilgisayara kaydedilebilir.
PDF Dosyası Alma / Verme
PDF biçimindeki dosyalar, sayfa bazında ayrıştırılarak sisteme kaydedilir. İstendiğinde belgenin tüm sayfaları ya da belirtilen aralıktaki sayfaları PDF biçiminde tekrar bilgisayara kaydedilebilir.
Gelişmiş Yazdırma Önizleme
Belgelerin yazdırma ön izlemesi yapılabilir, sadece istenen aralıktaki belgelerin yazdırılması sağlanabilir, yazdırma öncesi sayfa boyutları, kenar boşlukları gibi seçenekler kolayca ayarlanabilir.
Dosya Ekleri ve Dosya Paylaşımı
Taranamaz nitelikteki Word, Excel, PowerPoint, PDF, WAV, ZIP, RAR ve benzeri dosyalar evraka eklenebilir. Ekli dosyalar ağ içinde diğer kullanıcılar tarafından aynı anda açılarak üzerinde çalışıla bilinir.
Evrak Kayıt Programının işleyişi
- Gelen/Giden Evrak Otomatik veya manüel sıra numarası atma,
- Kurum veya Şube Tanımları,
- Kuruma ve Birime Göre Personel Tanımlama Sistemi
- Personelleri Hiyerarşik Olarak Yetkilendirme,
- Gelen/Giden Evrak Barkod Etiket Sistemi,
- Barkod etiket çıktısı, (Defter ve Evrak için ayrı ayrı çıktılar)
- Evraklar için kritik Tarih hatırlatma sistemi
- Gelen Evraktan Giden Evrak Cevabı Oluşturabilme,
- Evrak Türü/Cinsi Tanımlama ve Gruplama,
- Evrak Sınıfı Tanımlama ve Gruplama,
- Taranmış Evrakları Dijital ortamda Arşivleme Sistemi veya İlgili birime gönderme
- Her birimin kendine ait evrakı görme işlem yapma
- Geçmiş üzerinde istenildiği gibi değişiklik yapabilme ve yapan kullanıcıyı kaydetme, Kayıt Sayısı kontrol edebilme
- Tüm Gelen-Giden Evrak kayıtlarını raporlama ve çıktı alma (Çıktı görünümü Gelen-Giden Evrak Kayıt defterinin orijinali gibidir.)
- Kullanıcı tarafından belirlenen tarih aralığında Gelen-Giden evrak kayıtlarını görüntüleme ve çıktı alma,
- BARKOD, SIRA NO, KAYIT NO, ÖZÜ/KONUSU, GİRİŞ TARİHİ, NEREDEN GELDİĞİ, NEREYE GİTTİĞİ, Vb.. Kriterlerde kayıt sorgulama,
- Otomatik Yedekleme ve Veri Tabanı bakım sistemi bulunmaktadır.
- Sahip olduğu modüler sistem sayesinde program içerisinde olmayan özellikler için ücretsiz eklenti hizmeti vermekteyiz.
